¿CÓMO SER PRODUCTIVO?

A lo largo de esta Guía vamos a mostrarte como ser productivo, consiguiendo nuevos hábitos, utilizando herramientas que te pueden resultar de ayuda, y por supuesto eliminando aquellos hábitos y costumbres que nos quitan tiempo.

Objetivo a lograr: Ser Productivo.

Una buena gestión del tiempo es imprescindible para cualquier persona, pero sobre todo si sobre todo si eres emprendedor, freelance, … o necesitas organizar tu tiempo entorno a muchas actividades.

Por eso en esta ocasión además de nuestra guía, podrás descargar la plantilla para planificar la semana.

Debes tener claro que actividad no es igual a productividad, eso de base.

La verdad es que muchas veces aunque tengamos muchos frentes abiertos y mucho que hacer el problema está en el tiempo que perdemos. Séneca dijo: “No es que tengamos poco tiempo, sino que perdemos mucho”… y es muy importante hacer un uso efectivo de nuestro tiempo. Porque sino terminamos trabajando mucho y consiguiendo poco.

Todos queremos mejorar nuestra productividad. Conseguir hacer más, pero en menos tiempo. Y por supuesto lograr una mejor conciliación entre la vida laboral y personal.

Para ello nada mejor que cultivar buenos hábitos, así como utilizar las técnicas y las herramientas existentes que puedan ayudarnos a llegar a todo.

PRINCIPIO DE PARETO.

Este principio fue formulado por el economista y sociólogo italiano Vilfredo Pareto.

Según este principio el 20% de la población tenía el 80% de la riqueza y los recursos. Posteriormente este análisis amplio su radio de actuación y pasó a aplicarse a una multitud de áreas con el nombre de la Ley Pareto o Regla del 80/20.

El modo de llevar a cabo este principio al restos de áreas implica que si lo aplicamos a la vida diaria, el 20% de lo que hacemos es vital el otro 80% es trivial. Por tanto el 20% de tus esfuerzos suponen el 80% de tus beneficios, el 20% de tus clientes suponen el 80% de tus ingresos,…

Es la relación del 20-80 y que se ha aplicado a multitud de áreas y como no también a la Productividad o al Marketing.

En Realidad el 80% de las consecuencias, proviene del 20% de tus causas, es decir, el 80% de tu éxito depende del 20% de tu esfuerzo. Por tanto empieza por céntrate y enfocar correctamente ese 20%. Es ahí donde realmente se encuentra la clave de tu éxito y de tu calidad de vida.

Piénsalo. Debes analizar que parte de tu trabajo represente ese 20% que es mucho más productivo. Así realmente las horas de trabajo estarán enfocadas a aquello que es necesario.

Teniendo claro cual es tu mejor 20%, el que realmente vale la pena. Es momento de ser productivo en ese tiempo y para ello llevaremos esta guía a los siguientes puntos. Por un lado tips para ser productivo y por otro como evitar la procrastinación.
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Vamos a priorizar y planificar. Esto debe ser una parte esencial de nuestro trabajo diario.

EVERNOTE. UNA HERRAMIENTA DE UTILIDAD.

Muchas veces nos encontramos que trabajamos desde el móvil, o desde el ordenador, unas veces estamos en casa y otras fuera. ¿Y cómo nos organizamos el día a día?

Una herramienta que puede ser de mucha utilidad para ser productivo es Evernote. Es como una almacén digital donde almacenar todo lo necesario. No es la primera vez que hablamos de ella. Se trata de una app que puedes descargar en tu Smartphone, en tu Tablet u ordenador, y que puedes mantener sincronizada en todos los dispositivos.

 

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Evernote puede ser tu libreta de notas, te permite subir imágenes, pdf, crear listas, programar taréas, guardar cualquier texto que te pueda resultar interesante, o compartir contenidos con tu equipo si no necesitas.
Evernote además tiene una serie de extensiones para los buscadores que aún te pueden facilitar más la vida. Web Clipper, esta extensión te permite guardar contenidos, resaltarlos, capturar páginas, compartirlas y añadir anotaciones que te faciliten la comunicación con tu equipo. Otra extensión de Evernote que te ayudará es Clearly que transformará las publicaciones en textos fáciles de leer y con la opción de bloc de notas.
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TIPS PARA SER MÁS PRODUCTIVO.

A continuación vamos a darte algunas claves para ser productivo que esperamos te sean de utilidad. Pero lo primero que debes tener claro y que te vamos a incluir es: Crea unos hábitos y deshazte de otros.

Claves:

1. Establece listas de objetivos diarios y semanales y cúmplelos. Parece evidente pero no es tan sencillo. Para que esta tarea tenga sentido deberás establecer unos tiempos y cumplirlos. Para conseguir cumplir los tiempos vas a necesitar algún tipo de temporizador. Puede ser tu móvil, un temporizador de cocina, lo que quieras. Pero que te permita poner alarmar que marquen el final del tiempo que has decidido destinar a una tarea.

Prueba la técnica del Pomodoro, que mide las tareas en periodos de tiempos de 25 minutos. Puedes descargar aplicaciones para esta tarea en tu smartphone. Verás que si introduces el término pomodoro te aparecerán distintas apps para descargar.

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Imagen de: elandroidlibre.com

En los primeros días o semanas haya cosas que se queden en el tintero, pero poco a poco aprenderás a hacerlo en tiempo. Esto te permitirá realmente ser más eficaz, y como todo es cuestión de practicar hasta coger el hábito.

Debes programar la agenda semanal, aquello que te permite organizar y planificar la semana. Además de no olvidar establecer metas y objetivos diarios.

2. Delega. Nadie puede hacerlo todo, y mucho menos hacerlo todo bien. Si hay partes que puedes delegar, hazlo. Piensa que se convertirá en tiempo del que podrás disponer para otras cosas que consideres importantes.

Por tanto no abarques más de lo que puedes. Pide ayuda y focaliza.

3. Olvida hacer muchas cosas a la vez. La multitarea puede estar bien, pero centrar la atención por partes cada vez en una sola cosa, puede acabar siendo mucho más productivo. Aunque pudieras pensar que hacer muchas cosas a la vez para aprovechar el tiempo es una buena idea, a no ser que seas muy bueno en eso, la mayoría de las personas y de las veces lo que sucede es que acabas perdiendo el tiempo.

En realidad acabas distrayéndote y perdiendo más tiempo del que has ganado. Necesitas estar enfocado.

4. Tecnología. Estamos en la era de la Información, la tecnología es una de nuestras mejores aliadas.

¿A qué nos referimos? Pues a que tú puedes haber acabado de trabajar, por hoy hay multitud de herramientas que lo pueden seguir haciendo por ti, si todo esta bien organizado. Un buen ejemplo de ello son los autorespondedores (Aweber, MailChimp, Getresponse, MailRelay,..)

 

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Haz que tecnología como ésta trabaje para ti.

5. Separa lo Importante de lo Interesante. Si estas respondiendo emails o trabajando las Redes Sociales… siempre encontraras cosas interesantes, pero eso no es lo importante. Establece prioridades, separando lo que tenga prioridad alta o baja. Recuerda que estas en tu 20% que te reporta el 80% de tus resultados. Ya tendrás otros momentos para pararte si quieres en lo interesante.

Puedes crear una carpeta en la que meter todas esas noticias, artículos,…. interesantes con los que te encuentres. Cuando estés en tu tiempo libre si quieres revísala, al final más del 50% de lo Interesante ya no lo será tanto.

6. Salud. Sin buena salud, no tienes mucho que hacer. Cuídate. Empieza bien el día, haz ejercicio en algún momento, aunque sea salir a andar o correr, según tu capacidad, no es necesario que te metas al gimnasio.

También puedes dedicar un tiempo a meditar si lo consideras o a trabar tu mindset, por ejemplo con un tiempo de lectura.

Además debes siempre descansar bien y las horas correspondientes. Tu cerebro también necesita un descanso para poder rendir al máximo.

Lo mejor es que la primera hora de la semana te la dediques a ti mismo. Es el momento para enfocarte en ti mismo y poder ser productivo el resto del día. Sino te perderás por el camino y acabaras inmerso en una vorágine de actividades que te hace correr y correr día tras día.

7. No. La palabra secreta. Aprende a decir No.

Muchas veces decir Si, solo nos supone perder nuestro tiempo y un esfuerzo que no merece la pena. Piénsalo antes de decir Sí, lo que entregas es tu tiempo.

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Desde nuestro punto de vista hay que dar antes de recibir, pero hay que calcular que forma parte de tu estrategia y que es regalar tu tiempo a cambio de que otros no hagan un esfuerzo.

8. Establece horarios y límites. Para. Mañana será otro día. Una vez pasado el tiempo, has llegado al límite y tienes que parar, sino nunca acabarás. Sobre todo al inicio, sino siempre encontrarás algo urgente y tu día de trabajo no tendrá final, lo cual es insostenible a la larga.

Hay que aprender a desconectar sí o sí, para poder después estar preparado para volver. Es el momento de divertirte.

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PROCRASTINACIÓN. EL ENEMIGO PARA SER PRODUCTIVO.

Procrastinar aunque seguramente ya sabes a que nos referimos, hace referencia al hecho de dejar de lado lo importante, aplazándolo para después. Por tanto es la tendencia a retardar o retrasar algo, bien sea una decisión, una actividad, un proyecto,…

Se trata de dejar de pensar en más tarde y hazlo Ahora.

Para conseguir Procrastinar menos debemos:

1. Identifica aquellos malos hábitos que afectan a tu productividad.

2. Céntrate en conseguir tus objetivos y metas. Ten claros esos objetivos y tus porque.

3. Elimina la falsa seguridad. Sé consciente de los tiempos y no esperes siempre al último momento.

4. El momento es ahora. Deja de lado la pereza. No hay mejor momento para hacer las cosas.

5. Libérate de todo lo que no es útil, tanto en tareas como en objetos que puedas estorbarte en tu lugar de trabajo.

6. Haz que el ambiente de trabajo sea óptimo y no esté lleno de distracciones, como el móvil, las aplicaciones de mensajería instantánea, las redes sociales.

7. No te obsesiones con lo que debes hacer, y  su posible complicación, sencillamente ponte a hacerlas, es cuestión de empezar. Mejor hecho que perfecto, recuérdalo.

8. No pienses en todo lo que tienes que hacer. Céntrate en cual es la siguiente acción concreta que debes realizar.

9. Adelántate a los posibles obstáculos y ten a mano posibles soluciones.

10. Nunca pares de formarte, y date recompensas ante buenas estrategias. Te permitirá avanzar sin que te agotes por el camino en este largo camino.

11. Date tiempo de descanso, que sea un respiro entre distintas tareas. Puedes trabajar unos 90 minutos y después descansa entorno a los 20 minutos o usar la técnica Pomodoro que antes te hemos dicho. Tiempo que puedes aprovechar comiendo algo. Por ejemplo frutos secos o fruta, con azucares y energía que te ayudarán a estar al máximo para los siguientes 90 minutos.

Es evidente que muchas veces es la falta de organización es una de las cosas que más puede influir en nuestra productividad. Por eso mayor organización nos lleva a ser productivo.

PLANIFICADOR SEMANAL.

A estas alturas ya debes tener claro que para Ser Productivo hay que tener una planificación. Es que es muy importante tener el día organizado y tener en cuenta algo de tiempo para planificar la semana siguiente, sino acabaras viendo pasar las horas y los días, teniendo la sensación de que el trabajo no te cunde y el tiempo se te escapa entre los dedos.

Debes dejarte el día siguiente preparado, o mejor aún la semana. A la larga te ahorrar horas de trabajo.

Para poder facilitarte la tarea de planificar la semana te dejamos una plantilla Descargable para que puedas organizarte la semana sin problema, y que podrás utilizar tantas veces como quieras.

DESCARGAR:

Planificador-Semanal.png (236 descargas)

Recuerda estableces prioridades dentro del horario. Ceñirte a aquello establecido. Evitar distracciones en las horas de trabajo. Lo interesante debe esperar. Identifica tu 80/20 Las urgencias casi nunca lo son, además de que urgente no significa importante.

Y por supuesto cuida tu Salud, horas de sueño, alimentación y ejercicio.

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